Oleh: Janet Attard

Apakah Anda merasa seperti terkubur kertas-kertas di akhir-akhir jam kerja? Jika ya, simak terus artikel ini. Menurut Smead Corporation, perusahaan yang membuat produk filing system dan manajemen data, kantor di US rata-rata kehilangan 45 kertas tiap hari atau sekitar 1300 lembar tiap bulan. Kemana semua kertas itu pergi?

Jika sekarang ini Anda memandang kantor dengan agak cemas, mengkhawatirkan hilangnya kertas-kertas itu, mungkin ada sedikit harapan karena ternyata kertas-kertas itu ada di atas meja Anda. Dan juga ada di dalam kotak, di sebelah printer, dan… oh tidak, seekor kucing lompat di atas meja dan merubuhkan tumpukan kertas Anda ke lantai.

Nah, sebenarnya Anda bisa menyudahi kekacauan ini, yaitu ketika kertas-kertas tersebut seolah meng-klon diri mereka selama Anda tidak melihat. Berikut ini beberapa saran:

1) Mulailah dengan sebuah rencana

Urutkan dan pilahlah kertas-kertas di meja Anda. Pilahlah mana yang Anda butuhkan untuk selalu dekat letaknya, mana yang hanya arsip. Berilah tempat tersendiri bagi setiap kategori dari kertas-kertas tersebut. Buatlah daftar kategori tadi jika dibutuhkan, sehingga Anda bisa mengingat bahwa sampel proposal itu ada di bawah judul “Sampel” atau “Proposal”. Bila perlu simpan daftar tadi dalam komputer Anda dan buatlah dalam format yang siap di cetak.

2) Mulailah mengisi kabinet dan laci, sebelum menaruh di meja

Alasan untuk hal ini cukup sederhana. Jika Anda tidak memiliki filing system yang tertata untuk menyimpan kertas-kertas itu, maka meja Anda tidak akan pernah rapi. Simpan file-file lama Anda dalam laci atau kabinet dan review lah sistem penyimpanan Anda secara keseluruhan. Aturlah laci atau kabinet yang akan sering Anda buka agar dekat dengan Anda. Anda juga bisa membuat sistem pewarnaan untuk menandai file-file yang sama kategorinya agar mudah dibedakan. Simpan jauh-jauh file yang tidak akan sering-sering Anda buka.

3) Divide and Conquer

Jangan mencoba merapikan seluruh kantor dalam sehari! Kunci untuk membuat kantor Anda tertata dan rapi adalah dengan merinci prosesnya menjadi beberapa langkah dan terapkan satu-per-satu.

4) Simpan file secara reguler

Jangan biarkan file-file Anda tergeletak di meja berhari-hari. Latihlah diri untuk membiasakan menyimpan kertas sesegera mungkin ketika Anda selesai memakainya. Gunakan sekitar 15 menit sebelum Anda pulang untuk merapikan meja dan menyiapkan segala sesuatu untuk pekerjaan besok.

5) Belilah produk penyimpan yang menambah ruang simpan

Ada banyak produk penyimpan yang dapat menambah ruang penyimpanan di ruangan Anda, yang dapat membantu menata meja dengan lebih efisien. Di antaranya juga ada tray yang terbuat dari kayu untuk menyimpan pena, hand-phone, dan alat tulis semua dalam satu tempat di meja Anda. Ada juga kabinet berlaci yang cukup ditaruh di bawah meja, dan juga keranjang bertingkat di atas meja. Dan jangan lupa penghemat ruang yang paling penting: keranjang sampah. Pastikan ia berada di dekat Anda karena akan seringkali digunakan.

[Yulian/businessknowhow]

Artikel www.PengusahaMuslim.com

=========================

Ingin jadi pengusaha muslim yang sukses dunia akhirat? Bergabunglah di milis Komunitas Pengusaha Muslim Indonesia. Anda dapat memperkenalkan diri, bertukar pengalaman, berkonsultasi, bertukar informasi dan bekerjasama dengan Anggota milis lainnnya.

Cara untuk menjadi Anggota Milis

Buka http://finance.groups.yahoo.com/group/pengusaha-muslim/join untuk mendaftar sekarang.

Atau kirim email kosong ke: [email protected]

Untuk bertanya dan berdiskusi di milis, silakan kirim pertanyaan ke: [email protected]

Email Konfirmasi Pendataan Anggota

Setelah mendaftar, Anda harus mengisi formulir pendataan anggota yang akan kami kirimkan melalui email, selanjutnya reply email tersebut agar kami dapat memproses keanggotaan Anda.

Tujuan pendataan ini adalah agar terbentuk komunitas yang berkualitas dan terjaga dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Perhatian:

Periksalah folder BULK/SPAM karena boleh jadi email yang berisi formulir tersebut masuk ke dalam folder BULK/SPAM.

Syarat Menjadi Anggota Milis:

1. Beragama Islam.
2. Mengikuti peraturan dan tata tertib milis ini.

MILIS PM-FATWA

Untuk bertanya tentang hukum perdagangan, silakan bergabung di milis pm-fatwa.

Untuk Bergabung, kirim email kosong ke: [email protected]
Untuk bertanya, kirim pertanyaan ke: [email protected]